Cómo interpretar tus datos fiscales en el informe de facturas
Cuando descargas el informe de facturas en Excel para cuadrar tu contabilidad o pasársela a tu gestor, puede que la suma del total de las facturas no coincida con el importe real facturado. Esto se debe a que las facturas rectificativas por sustitución reemiten el importe completo de la factura original, ya corregido; por lo tanto, si sumas la original y la sustitución, estarás contando ese importe dos veces.
Esta situación se vuelve más compleja cuando la original y la rectificativa por sustitución caen en dos periodos distintos.
Aquí te contamos cómo cuadrar los totales y la contabilidad correctamente, para así cerrar el mes o el trimestre sin problemas.
Por qué un pedido genera dos o más facturas
Una factura emitida no se reescribe nunca: es intocable según Verifactu. Las correcciones se aplican con una factura nueva, una rectificativa, vinculada a la original. Hay dos formas de hacerla, según cómo se registre la corrección:
- Por diferencias: anota solo el ajuste sobre la original, que sigue siendo válida. Es lo habitual en una devolución parcial o un cambio incremental: la fila recoge únicamente la diferencia (p. ej. −30,00€).
- Por sustitución: reemite la factura entera, ya corregida, y la original pasa a «Sustituida». Sirve para cualquier error de contenido: importe, tipo de IVA, líneas o datos como el NIF. La fila repite el importe completo corregido.
Con la factura rectificativa por diferencias no hay discrepancia alguna: la original y las diferencias se pueden sumar directamente.
Con la rectificativa por sustitución, en cambio, es donde tenemos que prestar atención: si sumas la columna total_con_impuestos, el total será erróneo.
Cómo obtener el total correcto
El Excel descargable en EasyVerifactu tiene una columna llamada impacto_fiscal_total. El valor de dicha columna varía en función del tipo de factura.
| Estado de la fila | impacto_fiscal_total |
|---|---|
| Factura original, no sustituida (Emitida) | Su valor íntegro (p. ej. 100,00€) |
| Factura original sustituida (Sustituida) | Su valor original (100,00€); no se modifica ni se pone a cero |
| Rectificativa por diferencias | Su propio importe, que ya es solo el ajuste (p. ej. −30,00€) |
| Rectificativa por sustitución | El total nuevo menos el sustituido (p. ej. 0,00€ si el importe total no cambia) |
| Factura anulada (Anulada) | 0,00€ |
La original siempre conserva su valor y la fila de la corrección carga solo el cambio neto. Por eso, sumando impacto_fiscal_total de todas las filas, el total siempre cuadra.
Ejemplo: corrección de datos sin cambio de importe
Emites FA-001 por 100,00€. El cliente te avisa de que su NIF estaba mal. El importe no cambia, así que se emite RE-001 por sustitución, también de 100,00€ pero con el NIF corregido.
| factura | estado | total_con_impuestos | impacto_fiscal_total |
|---|---|---|---|
| FA-001 | Sustituida | 100,00€ | 100,00€ |
| RE-001 (sustituye FA-001) | Emitida | 100,00€ | 0,00€ |
total_con_impuestos suma 200,00€ y duplica el pedido. impacto_fiscal_total suma 100,00€, que es lo que realmente facturaste. La sustitución vale 0,00€ porque no cambió ningún importe.
Cómo cuadrar la contabilidad
Por trimestre
Suma la columna impacto_fiscal_total de todas las filas. Sin filtros. El resultado es tu total fiscal.
| factura | estado | total_con_impuestos | impacto_fiscal_total |
|---|---|---|---|
| FA-001 | Sustituida | 100,00€ | 100,00€ |
| RE-001 (sustituye FA-001) | Emitida | 100,00€ | 0,00€ |
| FA-002 | Emitida | 200,00€ | 200,00€ |
| Suma impacto_fiscal_total | 300,00€ |
Por mes
La suma de impacto_fiscal_total sigue siendo correcta, pero mezcla dos cosas: la actividad nueva del mes y las correcciones a facturas de meses anteriores. La corrección cuenta en el mes en que se emite la rectificativa, no en el de la original.
Ejemplo: FA-001 es de marzo y su sustitución RE-001 es de abril.
Informe de marzo
| factura | estado | impacto_fiscal_total |
|---|---|---|
| FA-001 | Sustituida | 100,00€ |
| … otras facturas … | 4.900,00€ | |
| Total marzo | 5.000,00€ |
Marzo no cambia: la corrección de abril no toca el histórico.
Informe de abril
| factura | estado | total_con_impuestos | impacto_fiscal_total | fecha_factura_rectificada |
|---|---|---|---|---|
| FA-050 | Emitida | 200,00€ | 200,00€ | |
| FA-051 | Emitida | 150,00€ | 150,00€ | |
| RE-001 | Emitida | 100,00€ | 0,00€ | 15/03/2026 |
| Total abril | 350,00€ |
RE-001 aparece con 100,00€ en total_con_impuestos, pero su impacto_fiscal_total es 0,00€: no añade actividad, solo reemite la factura de marzo con el NIF corregido. fecha_factura_rectificada apunta a la original.
Para separar actividad nueva de correcciones:
- Filas con
fecha_factura_rectificadaen blanco: actividad nueva del mes (350,00€). - Filas con
fecha_factura_rectificadade un mes anterior: correcciones (0,00€). - Suma: 350,00 + 0,00 = 350,00€, el total de abril.
Cuando la sustitución cambia el importe
El ejemplo anterior solo cambiaba el NIF, así que la sustitución valía 0,00€. Cuando corrige el importe, su impacto_fiscal_total recoge la diferencia. Emites FA-001 por 100,00€ y luego la sustituyes por RE-001 de 80,00€ tras un descuento:
| factura | estado | total_con_impuestos | impacto_fiscal_total |
|---|---|---|---|
| FA-001 | Sustituida | 100,00€ | 100,00€ |
| RE-001 (sustituye FA-001) | Emitida | 80,00€ | −20,00€ |
La suma de impacto_fiscal_total es 80,00€: lo que realmente facturaste tras el descuento. La original conserva sus 100,00€ y la sustitución carga el ajuste de −20,00€. Si cae en otro mes, ese mes recoge los −20,00€ y el de la original no cambia.
Si tienes dudas o necesitas ayuda para reconciliar tus datos, escríbenos o contáctanos por el chat de la aplicación y te echamos una mano.